ADHÉSION
Afin de pouvoir bénéficier des séjours proposés, une adhésion annuelle de 5€ par participant est demandée à chaque premier séjour de l’année en cours.
Cette adhésion est valable jusqu’au 31/12 de l’année en cours.
L'organisation des séjours
Avant toute réservation, renseignez-vous auprès de votre commune, votre CSE, le Conseil Départemental ou encore la CAF pour savoir si l'ODEL a un accord avec l’un de ces organismes et si vous pouvez bénéficier d’une aide financière. Ces aides viendront en déduction du tarif du séjour, sur présentation d’un justificatif.
RÉSIDENTS VAROIS, vous pouvez bénéficier de l’AIDE DU CONSEIL DÉPARTEMENTAL DU VAR, attribuée en fonction de vos revenus. Faites le test sur le SIMULATEUR DE CALCUL de www.var.fr/varjeunesse-aides.
MODALITES DE RÉSERVATION DE VOTRE SÉJOUR
Avant de réserver, assurez-vous que le séjour choisi est compatible avec l’âge de votre enfant (dérogations possibles sur demande, selon séjour et date de naissance).
Si votre enfant souhaite partir avec d’autre(s) enfant(s), faites UN SEUL CHOIX de séjour. Un acompte de 30% du prix total du séjour doit être réglé à la réservation. La réservation s’effectue au choix :
SUR NOTRE SITE WWW.ODELEVASION.FR
Si le séjour choisi est disponible, vous êtes invité à régler l’acompte par carte bancaire en ligne, sur notre site sécurisé. Votre réservation est alors immédiatement validée.
PAR TÉLÉPHONE AU 04 94 92 59 85
Si le séjour choisi est disponible, vous réglez l’acompte par :
- Carte Bancaire : votre réservation est immédiatement validée.
- Chèque ou Mandat ou Chèques-Vacances. Votre réservation sera validée dans la limite des places disponibles, dès réception de votre règlement à nous faire parvenir sous 72h.
À LA MAIRIE DE VOTRE DOMICILE
Après avoir choisi votre séjour, adressez-vous à la mairie de votre domicile qui vous remettra un formulaire de « DEMANDE DE RESERVATION » sur lequel vous pourrez effectuer 2 choix afin de vous donner plus de chances d’obtenir satisfaction. La mairie nous transmet ensuite votre demande de réservation accompagnée de votre acompte (chèque, mandat cash ou chèques-vacances) ou de la prise en charge préalablement retirée auprès des organismes compétents.
Confirmation de votre séjour
Dès que l’acompte est réglé, un numéro de dossier vous est attribué et un dossier vous est adressé par mail ou par courrier (selon le choix que vous nous aurez indiqué). Il doit nous être retourné COMPLET sous 30 JOURS pour confirmer votre réservation. Si le délai est dépassé, ODEL EVASION se réserve le droit d’annuler votre demande de réservation et de conserver un montant à titre de dédit pour frais engagés.
Voici les documents à nous retourner dans leur intégralité sous 30 jours :
- Le Volet 1 de la CONFIRMATION D’INSCRIPTION complété, lu, approuvé et signé, accompagné du mode de paiement choisi.
- Les justificatifs d‘aides dont vous bénéficiez : attestations de prise en charge mairie, attestation CAF, aides de votre CSE, prise en charge sociale... (documents impératifs).
- Les CPV - Conditions Générales et Particulières de Vente lues, approuvées et signées.
- La fiche de renseignements et d’autorisation parentale complétée et signée.
- La fiche sanitaire de liaison intégrant le certificat médical, ainsi que les documents spécifiques obligatoires à la pratique de certaines activités selon le séjour choisi. Merci de faire remplir par chacun des professionnels uniquement les documents fournis par l'ODEL.
- L’autorisation de droit à l’image
À NOTER
- Pour toute réservation MOINS D’UN MOIS avant le départ, tous les documents de réservation et le DOSSIER COMPLET doivent nous parvenir dans les 24 à 72h maximum avant le début du séjour.
- Tous les éléments figurant sur la fiche de renseignements et d’autorisation parentale, ainsi que sur la fiche sanitaire, sont traités par nos services de manière strictement confidentielle.
RÈGLEMENT
4 possibilités de paiement vous sont proposées pour régler votre séjour.
En UNE seule fois
- Par CARTE BANCAIRE : contactez nos services au 04 94 92 59 85.
- Par CHEQUE BANCAIRE ou CHEQUES-VACANCES : le chèque doit être transmis à nos services et sera encaissé à réception (à l’ordre d'ODEL EVASION, avec nom et prénom de l’enfant au dos du chèque).
- Par MANDAT CASH POSTAL.
En plusieurs fois SANS FRAIS,
AVANT LE SÉJOUR
PRELEVEMENTS MENSUELS : le nombre de prélèvements sera déterminé automatiquement par ODEL EVASION selon la date de réception de votre dossier de confirmation d’inscription et la date de début du séjour. Ils sont effectués le 7 de chaque mois. Afin de bénéficier d’un maximum de prélèvements, nous vous conseillons de nous retourner le dossier au plus tôt accompagné de votre RIB et du mandat SEPA complété (autorisation de prélèvement). Si le séjour n’est pas soldé 30 jours avant le début du séjour, ODEL EVASION se réserve le droit d’annuler le séjour sans remboursement des sommes versées.
NOUVEAU – REGLEMENT APRÈS LE SÉJOUR, EN PLUSIEURS FOIS SANS FRAIS
Par PRELEVEMENTS MENSUELS (offre soumise à conditions). Cette facilité de paiement vous demande obligatoirement de vous rendre dans nos locaux à Toulon muni de votre carte bancaire et de votre carte d’identité au même nom. Le règlement sera effectué en 3 ou 4 fois avec premier paiement immédiat, suivi de 2 ou 3 mensualités.
CAS PARTICULIERS : pour les responsables sociaux et les maisons d’enfants, le séjour devra obligatoirement être soldé à l’inscription. En attendant confirmation de l’aide, nous demandons aux familles bénéficiaires d’échelonner le paiement restant à leur charge dès la réservation. Dès réception du montant attribué, le solde restant dû, si existant, sera réajusté ou remboursé.
SÉJOUR COMPLET – LISTE D’ATTENTE
Si votre demande de réservation ne peut être confirmée car le séjour est complet ou en liste d’attente, ODEL EVASION vous contactera par téléphone afin de vous proposer d’autres séjours. Si une proposition vous satisfait, votre réservation devient ferme et définitive immédiatement et nous encaissons votre acompte. Dans le cas contraire, nous vous retournons votre acompte ou le conservons si vous souhaitez laisser votre réservation sur liste d’attente.
CARNET DE VOYAGE et REUNION D’INFORMATIONS
Avant le départ, ODEL EVASION vous fait parvenir par courrier ou par mail les documents ci-dessous dans une pochette de voyage :
- Informations pratiques sur le déroulement du séjour, fiche trousseau et, selon le séjour choisi, un code d’accès à la ligne infos-séjours pour obtenir des informations sur le déroulement du séjour.
- Une invitation à une réunion d’informations et de préparation au séjour de vacances.
Convocation de transport
10 jours maximum avant le départ, vous recevrez par mail vos horaires et points de rendez-vous aller et retour, ainsi que les coordonnées du directeur du séjour. Si dans les 7 jours avant le départ, vous n’avez rien reçu, CONTACTEZ-NOUS.
À METTRE DANS LA VALISE
Le jour du départ, votre enfant doit impérativement avoir dans sa valise et dans la pochette du carnet de voyage :
- La fiche trousseau remplie par vos soins.
- Quelques enveloppes timbrées avec l’adresse du destinataire.
- Les documents médicaux (ordonnance, PAI…).
- Une enveloppe contenant l’argent de poche (non obligatoire) sur laquelle vous indiquerez le nom de l’enfant et le montant. Le jour du départ, ne pas oublier d’être en possession des documents nécessaires pour les voyages à l’étranger (carte d’identité, passeport, carte européenne d’assurance maladie…).
ATTESTATION ET FACTURE DE SÉJOUR
Une attestation ou une facture de séjour pourra vous être délivrée par ODEL EVASION sur demande, par mail, à l’adresse suivante : servicecommercial@odelvar.com.
ASSURANCE ANNULATION - ASSISTANCE RAPATRIEMENT
Ces assurances optionnelles sont vivement conseillées et doivent être obligatoirement souscrites à la réservation.