ADHÉSION
Afin de pouvoir bénéficier des séjours proposés, une adhésion annuelle de 5€ par participant est demandée à chaque premier séjour de l’année en cours.
Cette adhésion est valable jusqu’au 31/12 de l’année en cours.
Les aides financières
Avant toute réservation, renseignez-vous auprès de votre commune, votre CSE, le Conseil Départemental pour savoir si l'ODEL a un accord avec l’un de ces organismes et si vous pouvez bénéficier d’une aide financière. Ces aides viendront en déduction du tarif du séjour, sur présentation d’un justificatif.
RÉSIDENTS VAROIS, vous pouvez bénéficier de l’AIDE DU CONSEIL DÉPARTEMENTAL DU VAR, attribuée en fonction de vos revenus. Faites le test sur le SIMULATEUR DE CALCUL de www.var.fr/varjeunesse-aides.
MODALITES DE RÉSERVATION DE VOTRE SÉJOUR
Avant de réserver, assurez-vous que le séjour choisi est compatible avec l’âge de votre enfant (dérogations possibles sur demande, selon séjour et date de naissance).
Si votre enfant souhaite partir avec d’autre(s) enfant(s), faites UN SEUL CHOIX de séjour.
Un acompte de 30% du prix total du séjour doit être réglé à la réservation. La réservation s’effectue au choix :
SUR NOTRE SITE WWW.ODELEVASION.FR
Si le séjour choisi est disponible, vous êtes invité à régler l’acompte par carte bancaire en ligne, sur notre site sécurisé. Votre réservation est alors immédiatement validée.
> www.odelevasion.fr
PAR TÉLÉPHONE AU 04 94 92 59 85
Si le séjour choisi est disponible, vous réglez l’acompte par :
- Carte Bancaire : votre réservation est immédiatement validée.
- Chèque ou Chèques-Vacances. Votre réservation sera validée dans la limite des places disponibles, dès réception de votre règlement à nous faire parvenir sous 72h.
A l'AGENCE ODEL EVASION
9, Rue d'Antrechaus 83000 Toulon auprès de nos conseillers de voyage.
Règlement de l'acompte :
- Carte Bancaire : votre réservation est immédiatement validée.
- Chèque ou Chèques-Vacances. Votre réservation sera validée dans la limite des places disponibles, dès réception de votre règlement à nous faire parvenir sous 72h.
Confirmation de votre séjour
Dès que l’acompte est réglé, un numéro de commande vous est attribué, votre réservation est confirmée.
Vous recevrez un mail de confirmation avec le montant réglé et/ou le solde à régler avec une date d'échéance. Nous vous listons les documents à renvoyer dans un délai d'un mois avant le départ en vacances de votre enfant. Ces docuemnts sont à télécharger sur votre espace client.
Si le délai est dépassé, ODEL EVASION se réserve le droit d’annuler votre demande de réservation et de conserver un montant à titre de dédit pour frais engagés.
VOUS AVEZ UN COMPTE CLIENT A L'ODEL DES L'INSCRIPTION
> Si vous réservez par téléphone ou à l'agence, un compte client vous est automatiquement créé. Vous recevrez un mail de confirmation qui vous permettra de vous connecter et créer votre mot de passe.
> Si vous réservez sur le site odelevasion.fr, vous créez votre compte client et votre mot de passe.
Ce compte client vous permettra d'avoir accès à tous les documents administratifs à fournir.
Voici les documents à nous retourner dans leur intégralité sous 30 jours :
- Fiche sanitaire
- Fiche de renseignements
- Autorisation de droit à l'image
- Fiche "choix des activités" selon le séjour
- Certificat médical lié à une activité spécifique
- Attestation de natation selon le séjour
- Les justificatifs d‘aides dont vous bénéficiez : attestations de prise en charge mairie, aides de votre CSE, prise en charge sociale... (documents impératifs).
- Les CPV - Conditions Générales et Particulières de Vente lues, approuvées et signées.
- Merci de faire remplir par chacun des professionnels uniquement les documents fournis par l'ODEL.
À NOTER
- Pour toute réservation MOINS D’UN MOIS avant le départ, tous les documents de réservation et le DOSSIER COMPLET doivent nous parvenir dans les 24 à 72h maximum avant le début du séjour.
- Tous les éléments figurant sur la fiche de renseignements et d’autorisation parentale, ainsi que sur la fiche sanitaire, sont traités par nos services de manière strictement confidentielle.
RÈGLEMENT
3 possibilités de paiement vous sont proposées pour régler votre séjour.
En UNE seule fois
- Par CARTE BANCAIRE : contactez nos services au 04 94 92 59 85.
- Par CHEQUE BANCAIRE ou CHEQUES-VACANCES : le chèque doit être transmis à nos services et sera encaissé à réception (à l’ordre d'ODEL EVASION, avec nom et prénom de l’enfant au dos du chèque).
En plusieurs fois SANS FRAIS,
AVANT LE SÉJOUR
PRELEVEMENTS MENSUELS : le nombre de prélèvements sera déterminé automatiquement par ODEL EVASION selon la date de réception de votre dossier de confirmation d’inscription et la date de début du séjour. Ils sont effectués le 7 de chaque mois. Afin de bénéficier d’un maximum de prélèvements, nous vous conseillons de valider votre réservation au plus tôt et de joindre obligatoirement votre RIB et le mandat SEPA complété (autorisation de prélèvement). Si le séjour n’est pas soldé 30 jours avant le début du séjour, ODEL EVASION se réserve le droit d’annuler le séjour sans remboursement des sommes versées (rf p44/45 de la brochure).
EN PLUSIEURS FOIS SANS FRAIS, Après le séjour
Par PRELEVEMENTS MENSUELS (offre soumise à conditions). Cette facilité de paiement vous demande obligatoirement de vous rendre dans nos locaux à Toulon muni de votre carte bancaire et de votre carte d’identité au même nom. Le règlement sera effectué en 3 ou 4 fois avec premier paiement immédiat, suivi de 2 ou 3 mensualités.
CAS PARTICULIERS : toute demande d'inscription faite par une institution spécialisée ou une maison d'enfants, doit être effectuée uniquement par téléphone ou mail et doit nous être présisée au moment de l'inscription. Cette inscription doit faire l'objet en amont d'une convention spéciale entre l'Institution et l'Odel. Pour les responsables sociaux, les familles d'accueil, le séjour doit être obliagtoirement soldé à l'inscription.
SÉJOUR COMPLET – LISTE D’ATTENTE
Si votre demande de réservation ne peut être confirmée car le séjour est complet ou en liste d’attente, ODEL EVASION vous contactera par téléphone afin de vous proposer d’autres séjours. Si une proposition vous satisfait, votre réservation devient ferme et définitive immédiatement et nous encaissons votre acompte. Dans le cas contraire, nous vous retournons votre acompte ou le conservons si vous souhaitez laisser votre réservation sur liste d’attente.
CARNET DE VOYAGE et REUNION D’INFORMATIONS
Avant le départ, ODEL EVASION vous fait parvenir par courrier (également en accès sur votre espace client) les documents ci-dessous dans une pochette de voyage :
- Informations pratiques sur le déroulement du séjour, fiche trousseau
- un code d’accès à la ligne infos-séjours pour obtenir des informations et des photos sur le déroulement du séjour (selon séjoru choisi).
- Une invitation à une réunion d’informations et de préparation au séjour de vacances.
Convocation de transport
7 jours avant le départ, vous recevrez par mail vos horaires et points de rendez-vous aller et retour, ainsi que les coordonnées du directeur du séjour. Convocation également disponible sur votre espace client uen fois le séjour soldé et votre dossier complet. Si vous n’avez rien reçu, CONTACTEZ-NOUS.
À METTRE DANS LA VALISE
Le jour du départ, votre enfant doit impérativement avoir dans sa valise et dans la pochette du carnet de voyage :
- La fiche trousseau remplie par vos soins.
- Quelques enveloppes timbrées avec l’adresse du destinataire.
- Les documents médicaux (ordonnance, PAI…).
- Une enveloppe contenant l’argent de poche (non obligatoire) sur laquelle vous indiquerez le nom de l’enfant et le montant. Le jour du départ, ne pas oublier d’être en possession des documents nécessaires pour les voyages à l’étranger (carte d’identité, passeport, carte européenne d’assurance maladie…).
ATTESTATION ET FACTURE DE SÉJOUR
Une attestation ou une facture de séjour pourra vous être délivrée par ODEL EVASION sur demande, par mail, à l’adresse suivante : servicecommercial@odelvar.com.
La facture est également disponible sur votre compte client.
ASSURANCE ANNULATION - ASSISTANCE RAPATRIEMENT
Ces assurances optionnelles sont vivement conseillées et doivent être obligatoirement souscrites à la réservation (rf page 10 de la brochure).